Meestal gaat het zo: in de kamertjes is weken en maandenlang, soms zelf jaren, druk vergaderd. En als de kogel eenmaal door de kerk is wordt iedereen in de organisatie bijeen geroepen voor HET grote nieuws. Want…nu is het toch klaar en bijna duidelijk?!
Er gaat een verandering komen: er komt een reorganisatie. En over de verdere invulling gaan ze de komende weken nog verder vergaderen. “Hèhè poeh poeh nou nou, na weken en lange dagen met pizza’s, vergaderen met OR, fusiepartijen, directies/besturen en andere betrokkenen kunnen ze het eindelijk communiceren.” Voor hun in de toren is het ei gelegd en nu ‘alleen nog maar’ broeden op de praktische uitwerking. Vanuit hun bezien begrijpelijk. Het zijn heftige weken en ze dragen een grote verantwoordelijkheid. Niet altijd een pretje als je die positie hebt.

Maar, ja, ho! Hier wordt dus één heel belangrijk deel, zo niet het allerbelangrijkste, overgeslagen. Namelijk ‘Hoe gaan we met het personeel en hun (mogelijke) beleving en houding om?’ Begrijpelijk dat als het allemaal beklonken is er een belangrijke stap in de zware taak afgerond is. Echter…leef je in in de medewerkers.

Trek liever nog twee dagen extra uit
Voordat je aan de lessenaar plaatsneemt om het nieuws intern naar buiten te brengen is het goed om na te denken over de medewerkersbeleving en daar een plan de campagne omheen te maken. Je hebt hier namelijk wel met mensen te maken. En gevoelens van onrust. Onzekerheden. Dus trek daar liever nog twee dagen extra voor uit!


Ondanks de onrust zullen medewerkers het waarderen (en voelen) dat je oprecht aan hen hebt gedacht. De fusie/reorganisatie komt niet voor niks. Dus misschien is niet alles haalbaar. Maar het gaat om de toon en de manier waarop. Ook in deze situatie kun je er alles aan doen zodat je mensen zich gezien en gehoord voelen. Zij begrijpen ook wel in alle redelijkheid dat er grenzen zitten aan mogelijkheden en dat dingen ‘moeten’ gebeuren. Maar met steun, inlevend vermogen en in goed contact kun je ook op een prettige manier de zaken afhandelen. Na zo’n afscheid kijkt men dan terug op de situatie en werkjaren met een warm hart in plaats van met een (pijnlijke) ‘zure pruim’. Succes met het mee en vooruitdenken én inspelen op hun (mogelijke) behoeften!

Wat kun je doen om meer waardering intern en extern te creëren tijdens reorganisaties?

  • Communiceer intern en extern op het juiste moment. Het gebeurt helaas regelmatig dat anderen eerder op de hoogte zijn van de situatie dan medewerkers zelf. Voorkom dat je mensen zich gepasseerd en verbouwereerd voelen. Vergeet ook niet om tijdig de communicatie naar je leveranciers en klanten/patiënten/gasten/cliënten/leden te regelen.
  • Instrueer alle leidinggevenden. Niet elke manager toont voldoende empathisch vermogen, leiderschap en verantwoordelijkheid. Dus zorg dat op alle afdeling dezelfde aandacht wordt gegeven aan de situatie en mensen.
  • Zorg dat je interne vertrouwenspersonen aanstelt en communiceer dat actief. Zorg dat afspraken maken met hen heel toegankelijk is en dat zij ook daadwerkelijk tijd mogen inruimen om medewerkers intern op te vangen.
  • Schakel een coach en loopbaanbureau in. Juist in deze onzekere tijd is het belangrijk dat medewerkers in hun kracht staan. Waardering hebben voor de situatie, voor wie ze zijn, voor wat ze wel/niet kunnen en willen. Dat maakt de zoektocht naar een nieuwe baan makkelijker.  
  • Stimuleer mensen hun Persoonlijk ontwikkelingsbudget op tijd op te nemen en bied actief cursussen aan als daar nog budget voor was ingecalculeerd.
  • Laat HR en leidinggevende regelmatig in gesprek gaan (dus standaard, lang voordat de fusie/reorganisatie aan de orde is) met de medewerker over talenten/kwaliteiten/doorgroeikansen/’probeer taken uit je comfortzone’ voor verrijking C.V.
  • Wijs je mensen op hun rechten en plichten. En – mocht dat voorzien zijn – geef aan waar ze juridisch advies kunnen inwinnen wanneer nodig.
  • Zorg dat je bij HR de juiste mensen hebt zitten om zowel de zaken qua organisatiebelang op te pakken als qua medewerkers belang. Je kunt het mobiliteitsgebeuren misschien beter uitbesteden als ze niet capabel zijn. Het kan namelijk goedkoop duurkoop zijn voor je eigen organisatie als zij niet goed zijn in de begeleiding van boventallige mensen. Dan zit je wellicht langer aan ze vast door uitval.
  • Zorg dat je in de speech met het slechte nieuws wel je waardering uit naar de medewerkers (als dat oprecht zo is uiteraard).
  • Inventariseer alle vragen die er zijn en beantwoord deze zo snel mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld voor na de bijeenkomst een speciale inbox aanmaken, een contactpersoon aanwijzen, spreekuren houden.
  • Laat de mensen intern niet aan hun lot over in de weken na de berichtgeving. Er zijn nou eenmaal veel vragen en onzekerheden. Regel bijvoorbeeld dat de directie op de korte termijn elke afdeling afgaat voor een gesprek met het team. Zo krijgen ze aanvullende informatie uit eerste hand en beperk je ruis.
  • Zorg dat je als directie/leidinggevende de verwachting uitspreekt met betrekking tot klantvriendelijkheid en klantbeleving ten tijden van de fusie/reorganisatie en daarna, wanneer het op de werkvloer écht veranderd is. Denk vooraf al na over het stroomlijnen van processen en samenvoegen van werkwijzen. Haal het beste van de twee werelden eruit. Werk waar het kan al parallel aan dit hele proces, dus al wanneer de fusie/reorganisatiegesprekken plaatsvinden. Zo ben je problemen eerder voor.
  • Formuleer zo snel mogelijk het nieuwe gezamenlijke doel, de visie en missie. Waar staan we voor in de kern? En hoe gaan we dat praktisch inrichten en extern uitstralen? En dan niet opgelegd vanuit de torenkamer, maar door brainstorming met de onder en bovenlagen. Begin hier tijdig mee, anders loop je achter en gaat iedereen (intern en extern) daar hinder van krijgen. 
  • Zet beleving van medewerkers heel hoog op de agenda.
    Natuurlijk heb je nagedacht over de onrust die je bericht gaat veroorzaken. Maar heb je ook echt heel bewust stilgestaan bij alle emoties, bezwaren, overtuigingen, uitbarstingen?  Heb je plannen klaarliggen hoe je daarop in gaat spelen? Hoe je e.a. kunt weerleggen/uitleggen op een prettige manier? Is de informatievoorziening geregeld en gestroomlijnd? Hoe borg je de opvang bij emoties en onzekerheid? Staan de vertrouwenspersonen klaar? Zijn de leidinggevenden geïnstrueerd hoe zij ieder met hun teams direct na het bericht om tafel moeten? Heb je nagedacht over welke vorm jij gaat gebruiken om alle medewerkers toch een gevoel van waardering mee te geven? De OR kan hierin ook meedenken.

Heb je behoefte aan concrete handvatten voor jouw situatie?
Wil je hulp in de vorm van advies, training of coaching? Of zie je de strategische en praktische werkzaamheden zelf niet zitten doordat er intern geen tijd voor of kennis over is?

De Waarderingsfabriek helpt jou heel graag! Neem gerust contact op.

Gewaardeerd!